Home Office: dicas e boas práticas para um trabalho produtivo

Com a chegada da COVID-19 e o confinamento de milhares de pessoas, as empresas entraram em uma corrida pela adaptação ao trabalho em home office.  Por isso diversos ajustes de processos estão sendo feitos para enfrentar o desafio da operação à distância, tanto das empresas quanto dos colaboradores.

Em alguns setores, o home office é uma realidade que já ganhou certo espaço nas empresas e muitas pessoas já são adeptas à essa modalidade. Entretanto, devido à pandemia que tomou conta do mundo nos últimos dias, o trabalho remoto tornou-se inevitável e necessário. 

Aproveite as dicas de boas práticas e ferramentas para garantir que este desafio seja cumprido positivamente mantendo a produtividade no trabalho.

1 – Realize uma gestão eficiente do trabalho remoto

Em primeiro lugar, para que a transição aconteça de forma organizada, é preciso planejar e adotar boas práticas, determinar algumas regras com as equipes e utilizar ferramentas de comunicação e gestão modernas e eficientes. 

É preciso criar um plano de ação para as áreas que determine todas as etapas, prazos e responsáveis por cada projeto. Ou seja, organize os colaboradores de forma que todos saibam quais são as suas tarefas e prazos e realize encontros virtuais diários ou semanais com o propósito de alinhar o andamento de cada uma das tarefas distribuídas. 

Mantenha as equipes sempre em contato e bem informadas sobre tudo o que acontece na empresa. Qualquer novidade relevante deve ser compartilhada, da mesma forma os resultados positivos, principalmente neste período. 

2 – Faça videoconferências e aproxime quem está trabalhando a distância

Para garantir o contato entre todos os membros da equipe, existem diversas plataformas de videoconferência com funções práticas para tornar o dia a dia mais dinâmico, como o compartilhamento de tela, transferência de arquivos e até a gravação das reuniões. 

Aqui vão algumas dicas de plataformas para garantir seus encontros virtuais: 

Zoom Meetings – crie uma sala e compartilhe o link com os participantes. No modo gratuito, é possível ficar online por até 40 minutos, com até 100 pessoas. 

Google Hangouts – para reuniões mais simples, a plataforma integrada ao Gmail permite video conferências de até 10 pessoas e basta gerar um link para convidar os participantes.

Skype – uma das ferramentas mais conhecidas, agora também com uma versão para o navegador, mais simples e que conecta até 50 convidados em uma videoconferência. Para empresas maiores, existe o Skype for Business, com diversas funções exclusivas e reuniões com até 250 participantes.

Microsoft Teams – a ferramenta da Microsoft conta com um plano gratuito que garante videoconferência de até 250 pessoas e espaço de 10GB por equipe e 2GB por usuário para guardar arquivos, além de outros recursos, como a integração com pacote Office (Microsoft Word, Excel, PowerPoint e OneNote).

Transforme a comunicação virtual em algo que aproxime as pessoas de alguma forma e aproveite para fortalecer os laços da equipe, isso faz toda a diferença.‍

3 – Utilize ferramentas de gestão para tornar o home office mais eficiente

Antes de tudo, adote um gerenciador de tarefas e projetos para manter o trabalho da equipe organizado e acompanhar em tempo real o que está sendo realizado e concluído por cada um. É muito importante visualizar o fluxo de trabalho e ter acesso à informações rapidamente. 

Algumas empresas já possuem plataformas de gerenciamento de equipe mesmo dentro do escritório, para organização interna, acompanhamento das atividades pelas outras áreas, e principalmente, para que os superiores acessem dados com facilidade para tomada de decisões.

Para o trabalho remoto, esta é uma dica extremamente importante. É preciso reforçar o uso dessas ferramentas e entender a importância de deixá-las sempre atualizadas, para que todos os projetos da empresa sejam concluídos corretamente e dentro dos prazos determinados. 

Veja dicas de gerenciadores de tarefas fáceis de usar para você adotar agora e começar a aumentar a produtividade da sua equipe: 

Trello – com uma interface simples e versão gratuita, o software trabalha em modelo de cartões que podem ser arrastados através de uma linha do tempo para concluir o andamento das tarefas. 

Asana – seu maior atributo é poder personalizar sua interface de acordo com as necessidades de cada equipe. Possui um visual bastante intuitivo e objetivo, e também possui versão gratuita. 

Google Agenda  – disponível em uma interface web, é possível adicionar, eventos, compromissos, compartilhar a programação com outras pessoas melhorando assim a organização e sua produtividade.

4 – Como garantir as melhores condições de trabalho em casa

Tire o pijama!
Pijama lembra descanso e o ideal é fazer com o que o cérebro entenda que você não está de férias. Portanto, tire o pijama e vista roupas confortáveis enquanto trabalha.

Estabeleça seu horário de trabalho
Apesar da flexibilidade, é importante ter disciplina para manter a rotina.

Organize um ambiente produtivo
Escolha um local silencioso, com boa iluminação e ventilação.

Evite distrações
Ganhe tempo, foque nas suas tarefas. Mantenha a televisão desligada, o celular no silencioso e comunique os familiares que você está em horário de trabalho.

Faça pausas
Adote o hábito de intervalos regulares. É fundamental para recarregar as energias.

5 – Cuide da sua saúde mental durante o home office

Trabalhar em casa tem sido desafiador para muitos pois requer muita disciplina, inclusive quando falamos em saúde. Ficar sentado, por horas, em frente ao computador faz com que seu corpo fique parado por muito tempo e isso não é bom para o seu bem estar.

Seguindo as orientações da OMS, que instrui sobre a importância da prática de atividade física diária, a W2Z Soluções foi buscar informações para te ajudar a manter o corpo ativo:

Para nos ajudar com as dicas, conversamos com o profissional de educação física Junior Tavares (Mestre em Ciências da Motricidade, Doutorando em Biodinâmica do Movimento Humano).  Docente e pesquisador na área de ciências do esporte e nos passou dicas sobre o cuidado com o corpo nesses tempos de home office.

– Faça pausas, aproximadamente a cada 1 hora,  para levantar e andar – muito tempo sentado, sem movimentos que elevem o gasto energético, pode ser prejudicial para a sua saúde;

– Após muito tempo em contato com o teclado ou mouse, alongue os punhos segurando o dorso da mão, com o cotovelo estendido e logo após a palma da mão, envolvendo todos os dedos, também com o cotovelo estendido  de 30 a 60 seg. em cada braço. Esse procedimento promove uma compensação sobre a tensão, naturalmente gerada nessas estruturas, em trabalhos de TI.

Quando ficar em pé aproveite para realizar os seguintes movimentos:

1.    Mexa o pescoço com rotações e movimentos laterais. Olhe para cima e para baixo pois este movimento ajuda a  compensar  a tensão nessa região propiciada pelo tempo em que ficou de frente para tela, sendo importante para diminuir/evitar dores nessas estruturas.

2.    Gire o tronco de um lado para o outro para mobilizar sua coluna. Pode ser uma importante atitude para minimizar ou prevenir dores nas costas causadas pelo tempo sentado.

3.    Da mesma maneira abaixar e levantar algumas vezes tira seu joelho da posição permanente de flexão. Esta ação melhora a circulação da região e pode evitar dores pelo excesso de tempo sentado.

4.    Faça movimentos de ficar nas pontas dos pés e retornar à posição inicial com os calcanhares no chão, com joelhos estendidos (em torno de 30 segundos). Vai melhorar seu retorno venoso, evitando assim inchaço nos membros inferiores e melhorando sua circulação! 

Realize os exercícios de forma correta, sem pressa, preste atenção ao seu corpo e respeite seus limites, permita que os exercícios façam parte da sua rotina, você vai se sentir mais disposto.

Aproveite as dicas da W2Z

Tenha paciência, procure manter a sua rotina. Toda mudança exige esforço e um período de adaptação. Utilize a tecnologia a seu favor, faça videoconferências, use os canais de comunicação e mantenha-se informado sobre as decisões da empresa.